Bekanntmachung

RV Veranstaltungsagentur 22 04 01 02 00 01 22_2024_Veranstaltungsagentur

Vertragspartei und Dienstleister

Beschaffer	Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Identifikationsnummer: T:08921080 Internet-Adresse (URL): https://www.mpg.de Postanschrift: Hofgartenstraße 8 Postleitzahl / Ort: 80539 München NUTS-3-Code: DE212 Land: Deutschland Kontaktstelle: Sachgebiet Vergabemanagement E-Mail: vergabe@gv.mpg.de Telefon: +49 8921081770 Fax: +49 8921081344 Art des öffentlichen Auftraggebers: Zuwendungsempfänger, soweit nichts anderes zutrifft Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Bildung Beschafferprofil (URL): https://www.mpg.de
	Federführendes Mitglied: Ja Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt: Nein Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt: Nein

Verfahren

Zweck
Rechtsgrundlage	Richtlinie 2014/24/EU
Beschreibung	Interne Kennung: 22 04 01 02 00 01 22_2024_Veranstaltungsagentur Titel: RV Veranstaltungsagentur Beschreibung: Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Abrufrahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt. Art des Auftrags: Dienstleistungen
Umfang der Auftragsvergabe
Hauptklassifizierung (CPV-Code)
	CPV-Code Hauptteil: 79952000-2

Angaben zum Erfüllungsort	Postleitzahl / Ort: München Hofgarrtenstraße 8 NUTS-3-Code: DE212 Land: Deutschland
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Ausschlussgründe	Grund: Rein nationale Ausschlussgründe Beschreibung: Es gelten insbesondere die Bestimmungen §§ 123 und 124 GWB sowie die entsprechenden Ausführungen in den Vergabeunterlagen.
Grenzübergreifende Rechtsvorschriften
Verfahren	Zentrale Elemente des Verfahrens: 1) Teilnahmeanträge und Angebote können ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal http://www.tender24.de abgegeben werden. Die Einreichung auf dem Postwege, direkt, per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig. 2) Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. 3) Unter den Bewerbern, die alle geforderten Mindestanforderungen an die Eignung erfüllen, wählt der Auftraggeber mind. 3 geeignete Bewerber aus, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden. Sofern mehr als 3 geeignete Bewerber vorhanden sind, werden mind. die 3 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die bei den Bewertungskriterien insgesamt mit der höchsten Punktzahl bewertet wurden. Ausgewählt werden grundsätzlich die 3 Bewerber mit den höchsten erreichten Punktzahlen. Erreichen mehrere Bewerber dieselbe Punktanzahl und sind damit drittbeste Bewerber, so werden alle diese gleichauf liegenden Bewerber ebenfalls zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sofern weniger als drei geeignete Bewerber vorhanden sind, ist grundsätzlich beabsichtigt, das Vergabeverfahren fortzuführen und die Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern, die über die geforderte Eignung verfügen. Bewertungskriterien: Unternehmensreferenzen - Gewichtung 100 %. Kriterien für die Bewertung der Unternehmensreferenzen: Leistungsbereich 1: o Vergleichbarkeit der vom Bewerber im Rahmen des Referenzprojekts erbrachten mit den hier ausgeschriebenen Leistungen, o Dargestellte Erfahrungen mit der Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, von einem zuwendungs- oder öffentlich finanzierten Auftraggeber aus dem Forschungs-/Wissenschaftsumfeld (z.B. Universität oder außeruniversitäre Forschungsorganisation), vorzugsweise von einem zuwendungsfinanzierten Auftraggeber. o Detaillierung, Aussagekraft und Stimmigkeit der Darstellung. Leistungsbereich 2: o Vergleichbarkeit der vom Bewerber im Rahmen des Referenzprojekts erbrachten mit den hier ausgeschriebenen Leistungen,, o Erfahrungen mit dem Einladungsmanagement für Veranstaltungen passender Größe, mit verschiedenen Teilveranstaltungen, zwei-/ mehrsprachig (mind .Deutsch - Englisch), vorzugsweise mit einem wissenschaftlichen Hintergrund. o Vollständigkeit, Aussagekraft und Stimmigkeit der Darstellung, Es erfolgt pro Leistungsbereich eine vergleichende Bewertung der von den Bewerbern dargestellten Referenzen basierend auf dem nachfolgenden Bewertungssystem mit 0 bis 4 Punkten. Insgesamt kann ein Bewerber für die geforderten zwei Referenzen für den Leistungsbereich 1 maximal 8 Punkte und für die geforderten zwei Referenzen für den Leistungsbereich 2 maximal 8 Punkte erreichen somit in Summe maximal 16 Punkte. Die Einreichung einer darüber hinausgehenden Anzahl von Referenzen führt nicht zu einer besseren Bewertung. Gleichwertige Darstellungen erhalten jeweils gleichviele Punkte. Bewertungsmaßstab: 4 P erhalten Referenzdarstellungen, die im Vergleich zu den übrigen Darstellungen die genannten Referenzaspekte am besten erfüllen. 3 P erhalten Darstellungen, die im Vergleich hierzu geringfügige Abstriche gegenüber den/der besten Darstellung/en aufweisen. 2 P Darstellungen, die im Vergleich hierzu deutliche Abstriche gegenüber der besten Darstellung aufweisen. 1 P erhalten Darstellungen, die im Vergleich hierzu deutliche Abstriche gegenüber den/der besten Darstellung/en aufweisen. 0 P Darstellungen, die die genannten Aspekte in keinem Punkt erfüllen oder die fehlerhaft/unvollständig sind. Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Zusätzliche Informationen	Zusätzliche Informationen: 1) In den Vergabeunterlagen wird in Bezug auf die gestellten Eignungsanforderungen die Abgabe von Eigenerklärungen gefordert. Hierfür werden mit den Vergabeunterlagen Vordrucke bereit gestellt. Werden Mindestanforderungen an Eignungskriterien gestellt, ist dies durch folgende Namenskonvention kenntlich gemacht: (Kürzel Eignungskriterium-Nummer-Kürzel Ausschlusskriterium), d. h. z. B. (EK-01-A). Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. -- 2) Bewerber-/Bieterfragen/Zusätzliche Informationen: Bewerber-/Bieterfragen zum Vergabeverfahren können ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Staatsanzeigers Baden-Württemberg-"http://www.tender24.de" - (eVergabe-Tool AI Vergabe) gestellt werden. -- Zusätzliche Informationen zur Vorbereitung der Teilnahmeanträge/Angebote sowie Antworten zu Bewerber-/Bieterfragen oder aufklärende/berichtigende Angaben zu den Vergabeunterlage werden zeitgleich allen Bewerber/Bietern elektronisch über das Vergabeportal rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist zur Verfügung gestellt und werden damit Teil der Vergabeunterlagen. -- Die Bewerber/Bieter sind grundsätzlich verpflichtet, sich selbstständig über den jeweils aktuellen Stand der Vergabeunterlage sowie der Beantwortung der Bewerber-/Bieterfragen über das Vergabeportal zu informieren. Eine systemseitige Benachrichtigung wird nur an beim Vergabeportal registrierte Nutzer versandt. Es wird daher empfohlen, sich möglichst frühzeitig freiwillig beim Vergabeportal zu registrieren. -- 3) Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- 4) Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- 5) Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)

Beschaffungsinformationen (allgemein)

Vergabeverfahren
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren (Vorinformation, ...)
Bedingungen der Auktion	Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt: Nein
Auftragsvergabeverfahren	Rahmenvereinbarung geschlossen: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
	Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eignungskriterien
	Eignung zur Berufsausübung Beschreibung: Allgemein zur Eignung siehe Kapitel 3.1 der Vergeunterlage: -- A) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A): -- Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bewerber unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Unterauftragnehmer allerdings Kapitel 2.2.2 der Vergabeunterlage). . -- B) Unternehmensdarstellung (EK-02-A): -- Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: • Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax, ggf. Internetadresse), • Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]), • falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer und Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente), • Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 der Vergabeunterlagen Abschnitt "Unternehmensdarstellung"-- -- C) Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A): -- Der Bewerber hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen: Ja Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Beschreibung: A) Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A): -- Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen: für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr) sowie für Vermögensschäden mindestens fünfhunderttausend (500.000) EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr). -- Der Bewerber muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt " Versicherungsschutz" erklären, dass: -- er über eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht erhalten wird; -- oder -- eine entsprechende Versicherbarkeit des Unternehmens besteht und der Bewerber im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen abschließen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht erhalten wird; -- Geforderte Mindeststandards: -- Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A) -- Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen: · für Personenschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr) sowie · für Sach- und Vermögensschäden mindestens 500.000 EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr) -- B) Umsatzdarstellung: (EK-05-A): -- Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber eine Erklärung über den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 - 2024) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen. -- Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Umsatzdarstellung" zu tätigen. -- Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen: Ja Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Beschreibung: A) Technische Fachkräfte (EK-06-A): -- Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 6 "Durchschnittliche Beschäftigentanzahl" die Anzahl an technischen Fachkräften sowie die Anzahl der Führungskräfte), die durchschnittlich in den letzten drei (3) Geschäftsjahren (2022 - 2024) im eigenen Unternehmen beschäftigt waren, anzugeben. -- Mindestanforderungen an Technische Fachkräfte (EK-06-A): Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre muss jeweils mindestens die folgende durchschnittliche Anzahl an Beschäftigten (VZÄ) je Kategorie beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichterfüllung der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen wird): -- · mindestens acht (8) technische Fachkräfte/Jahr · mindestens zwei (2) Führungskräfte/Jahr -- B) Unternehmensreferenzen (EK-07-A/B bis EK-08-A/B): -- Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass der Bewerber über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügt. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen des Bewerbers für Auftraggeber aus dem Forschungs-/Wissenschaftsumfeld nachzuweisen (siehe dazu nachstehend). Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bewerbers in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang, Anforderungen und Rahmenbedingungen dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenden Leistungen eines zuwendungsfinanzierten oder aus öffentliche Mitteln finanzierten Auftraggebers. Es sind daher bevorzugt Referenzen vorzulegen, die die Fähigkeiten des Bewerbers unter Beweis stellen, öffentlich finanzierte Veranstaltungs-Projekte erfolgreich zu realisieren (z.B. von Universitäten oder außeruniversitäre Forschungsorganisationen). Der Bewerber hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten fünf Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten: Leistungsempfänger inklusive Kontaktdaten; Angaben zum Auftragszeitraum; aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bewerber selbst erbracht hat; Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert und zeitlicher Umfang). Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren. Der Bewerber hat jede Referenz unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unternehmensreferenzen" darzustellen. -- Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen (EK-07-A/B bis EK-08-A/B): -- Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Mindestzahl an Referenzen einzureichen _ 1) zwei (2) Referenzen, die dem beschriebenen Leistungsbereich "Konzeption und Organisation von Veranstaltungen" entsprechen, inklusive Konzept, Planungs- und Umsetzungsphase, aus einem zuwendungs- oder öffentlich finanzierten Forschungs-/Wissenschaftsumfeld. (EK-07-A/B), _ 2) zwei (2) Referenzen für den Leistungsbereich "Einladungsmanagement" für Veranstaltungen zwischen 200 bis 500 internationalen Gästen und verschiedenen Teilveranstaltungen, zweisprachig (Deutsch - Englisch), vorzugsweise, aber nicht zwingend, mit einem wissenschaftlichem Hintergrund (EK-08-A/B). Eine Referenz zu 1) kann auch für 2) benannt werden, wenn in dem jeweiligen Referenzprojekt die entsprechenden Leistungen zum Nachweis der Erfahrungen für verschiedene Leistungsbereiche erbracht wurden. Umgekehrt gilt dies nur, wenn unter 2) eine Referenz aus dem zuwendungs- oder öffentlich finanzierten Forschungs-/Wissenschaftsumfeld benannt wird. Es ist in jeder Referenz darauf hinzuweisen, welche Leistungsbereiche diese abdeckt. Die Referenzen können noch fortdauernd sein; bereits abgeschlossene Referenzen müssen in den fünf Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen, und auch vor dem o.g. Fünfjahreszeitraum gestartet sein (= Mindestanforderung an die Wertbarkeit der Referenz, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird) Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen: Ja
Vorgehen zur Teilnehmerauswahl	Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden: Ja Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber:
Zuschlag auf das Erstangebot	Der Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor: Ja
Weitere Bedingungen zur Qualifizierung	Nachforderung von Unterlagen: Eine Nachforderung von Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen. Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.
Vorbehaltene Auftragsvergabe	Die Teilnahme ist Organisationen vorbehalten, die zur Erfüllung von Gemeinwohlaufgaben tätig werden und andere einschlägige Bestimmungen der Rechtsvorschriften erfüllen: Nein Die Teilnahme ist geschützten Werkstätten und Wirtschaftsteilnehmern, die auf die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder benachteiligten Personen abzielen, vorbehalten: Nein
Nebenangebote	Nebenangebote sind zulässig: Nein
Regelmäßig wiederkehrende Leistungen
	Auftrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen: Nein Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nein
Anforderungen für die Ausführung des Auftrags
Reservierte Vertragsdurchführung	Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein
Leistungsbedingungen	Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: A: Selbstausführungsgebot -- Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die in Kapitel 2.2.3 der Vergabeunterlagen genannten kritischen Aufgaben. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer Bietergemeinschaft (BG) von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen. -- B: Nichtvorliegen eines Zuschlags- und Erfüllungsverbots (Russland-Sanktionen): Jeder Bieter muss unter Verwendung von Anlage 6 der Vergabeunterlagen erklären, dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/ 2014 i. V. m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
Elektronische Rechnungsstellung	Elektronische Rechnungsstellung: Ja
Anforderungen	Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Verfahren nach der Vergabe	Aufträge werden elektronisch erteilt: Ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: Ja
Organisation, die Angebote entgegennimmt	oben genannte Kontaktstelle
Informationen zur Einreichung
Fristen I
	Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 14.04.2025 12:00 Uhr
Bindefrist
Sprachen der Einreichung	Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DEU
Öffnung der Angebote
	-ENTFÄLLT-
Einreichungsmethode	Elektronische Einreichung: Ja Adresse für die Einreichung (URL): https://www.tender24.de
Auftragsunterlagen	Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter (URL): https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19565d54037-4bfa44da083dc6c1 Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DEU
Ad-hoc-Kommunikationskanal
Organisation, die zusätzliche Informationen bereitstellt
Überprüfung
Fristen für Nachprüfungsverfahren	Informationen über die Überprüfungsfristen: Einlegung von Rechtsbehelfen: -- Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: -- Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. -- Der Bewerber/Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter dem Kapitel - Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge - genannten Frist gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle der Auftraggeberin) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). -- Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bewerber /Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter der oben benannten Kontaktstelle der Auftraggeberin zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). -- Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). -- Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bewerber/Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig
Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren	Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern Identifikationsnummer: 09-0318006-60 Internet-Adresse (URL): https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/behoerde/mittelinstanz/vergabekammer Postanschrift: Maximilianstraße 39 Postleitzahl / Ort: 80538 München NUTS-3-Code: DE212 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de Telefon: +49 8921762411 Fax.: +49 8921762847
Organisation, die Nachprüfungsinformationen bereitstellt	Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement Identifikationsnummer: T:0892108 0 Internet-Adresse: (URL) https://www.mpg.de Postanschrift: Hofgartenstraße 8 Postleitzahl / Ort: 80539 München NUTS-3-Code: DE212 Land: Deutschland E-Mail: vergabe@gv.mpg.de Telefon: +49 8921080 Fax.: +49 8921081344
Schlichtungsstelle

Beschaffungsinformationen (speziell)

Vergabeverfahren
Beschreibung der Beschaffung	Beschreibung: Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: -- • Erstellung eines Konzeptes für die inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung, sei es Präsenz, Hybrid oder digital, ausgerichtet auf die jeweilige(n) Zielgruppe(n) -- • Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten im gesamten Bundesgebiet sowie im europäischen Ausland (z.B. Italien oder Brüssel); vorzugsweise sollen Veranstaltungen allerdings im MPG-eigenen Harnack-Haus in Berlin-Dahlem stattfinden -- • Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung unter Berücksichtigung nachhaltiger Richtlinien -- • Bereitstellung eines modernen zweisprachigen digitalen Einladungsmanagements (siehe oben) bzw. Nutzung des vorhandenen Systems auf Basis der Learning Management System Funktion von SAP Successfactors. -- • Erstellung eines Konzeptes für begleitende Werbe- und Marketingmaßnahmen zugeschnitten auf die jeweiligen Zielgruppen sowie dessen Umsetzung -- • Erledigung anfallender grafischer Arbeiten in Übereinstimmung mit dem Corporate Design der MPG, bei Bedarf auch abweichend, für digitale und analoge zweisprachige Einladungs-/Veranstaltungsbegleitende Materialien bzw. Veranstaltungs-App -- • Recherche, Buchung und Betreuung von geeigneten Moderatoren -- • Recherche, Organisation und Betreuung künstlerischer Auftritte -- • Buchung einer Fotografin nach Vorgaben des Auftraggebers -- • Recherche und Organisation von nachhaltigen GiveAways -- • Planung, Organisation und Kontrolle gegebenenfalls benötigter Transfers oder Busshuttles -- • Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlich notwendigem Personal (Sanitäter, Sicherheit, Hostessen (letztere bei Bedarf nach dem Kriterium "divers" ausgewählt) etc.) -- • Recherche und Buchung von Kinderbetreuung -- • Recherche und Organisation von Rahmenprogrammen und Pausenfüllern (z.B. bei digitalen Veranstaltungen) -- • Planung, Vorbereitung und Betreuung der gesamten Technik und Regieführung vor Ort -- • Bei Bedarf Beauftragung von Unterauftragnehmern -- • Veranstaltungsbetreuung vor Ort -- • Budgeterstellung und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung -- Abrufberechtigt aus den Rahmenvereinbarungen ist die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e.V. -- Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)
Umfang der Auftragsvergabe	Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Ja Besonders auch geeignet für sonstige KMU
Art der Auftragsvergabe	Art der strategischen Beschaffung:
Geschätzte Laufzeit	Datum des Beginns: 01.01.2026 Enddatum der Laufzeit: 31.12.2029
Verlängerungen und Optionen	Beschreibung der Optionen: Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 4 Jahre (48 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Vertragsjahr zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber nicht von seinem Kündigungsrecht Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 2 Jahre (24 Monate) weiter (Options-laufzeit). Details zu der Kündigung finden sich im Vertrag.
Verwendung von EU-Mitteln	Die Auftragsvergabe wird zumindest teilweise aus Mitteln der Europäischen Union finanziert: Nein
Informationen über die Rahmenvereinbarung	Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Zusätzliche Informationen	Zusätzliche Informationen: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium. Die vollständigen Zuschlagskriterien sind aus den Vergabeunterlagen ersichtlich. -- A: Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- B: Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal möglicheVertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- C: Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Zuschlagskriterien	Kostenkriterium einfache Richtwertmethode, Beschreibung: nach UfAB (Z=L/P), Gewichtung: 100,00
Elektronischer Katalog	Elektronischer Katalog: Nein
Informationen zur Richtlinie über saubere Fahrzeuge	Die Auftragsvergabe fällt in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2009/33/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (Richtlinie zur Förderung sauberer Fahrzeuge - CVD): Nein